“Legami alle comete, come alle code dei cavalli, trascinami, squarciandomi sulle punte delle stelle.”. Vladimir Vladimirovič Majakovskij
Strumenti per la gestione dei turni di lavoro: guida alla scelta
Una programmazione efficiente garantisce la copertura opportuna per le principali mansioni in un impresa che migliori performance per il personale
La gestione dei turni di lavoro è uno degli aspetti a cui qualsiasi azienda dovrebbe dedicare attenzione. Si tratta infatti di un elemento fondamentale per implementare tanto la produttività quanto il fatturato.
Una programmazione efficiente garantisce sia la copertura opportuna per le principali mansioni conseguite da parte di un'impresa, contribuendo inoltre a creare un ambiente dove i dipendenti si sentono a proprio agio, risultando incentivati a essere produttivi.
Inoltre, occorre ricordarsi che appare imprescindibile farsi trovare in regola a livello normativo. Dal punto di vista legislativo, a fungere da riferimento in Italia sono il decreto legislativo n. 66 dell'8 aprile 2003 nonché le Direttive Europee 93/104/CE e 2000/34/CE.
Le aziende possono valutare diversi schemi per predisporre la turnazione dei dipendenti. Tale scelta va fatta alla luce di alcuni parametri personali ma è opportuno che tenga conto degli strumenti di ultima generazione messi in campo alla luce dei progressi legati alla digitalizzazione.
I principali strumenti per la gestione dei turni di lavoro: un confronto
Le imprese possono considerare vari strumenti per approntare la rotazione dei lavoratori su turni.
Accanto alle soluzioni di stampo tradizionale, che appaiono ormai superate, ce ne sono altre di ultima generazione che sono, al contrario, particolarmente innovative. Scopriamo perché optare per un ottimo software di gestione turni si rivela l'ideale tanto per le multinazionali che per le PMI, mettendolo a confronto con le principali misure standard.
Foglio in cartaceo: il più possibile da evitare
Un noto proverbio latino recita “verba volant, scripta manent”, ovvero le parole volano, quelle scritte rimangono. Ciò vale però anche nel caso in cui per la gestione dei turni si predisponesse un foglio cartaceo da appendere in una bacheca oppure da consegnare a mano ai collaboratori.
Non visualizzare le informazioni e persino perderle è davvero un attimo. C'è poi da dire che fare degli aggiornamenti (cosa che capita di frequente presso qualsiasi realtà produttiva) diventa molto complesso. Questo strumento è perciò assolutamente da scartare.
Word: perché è superato
Word è un programma notoriamente eccellente per la scrittura dei documenti. Utilizzato fuori dal suo ambito presenta però diversi limiti: non è infatti l'ideale per conseguire delle tabelle né tantomeno quando si tratta di condividere delle informazioni.
Fare un errore è dietro l'angolo e la condivisione dei vari dati tende a non essere semplice. Il suo utilizzo per la gestione dei turni di lavoro è perciò assolutamente da sconsigliare.
I limiti di Excel
Quanto detto a proposito di Word può essere applicato anche un altro programma, ovvero Excel, al momento quello maggiormente utilizzato da parte delle aziende. Peccato, però, che si tratti di un foglio di calcolo e in quanto tale non sia predisposto per un compito di per sé articolato e complesso quale l'organizzazione dei turni dei dipendenti.
C'è poi da considerare che le informazioni vengono inserite a mano, non diversamente nelle altre soluzioni illustrate in precedenza: commettere un errore è dietro l'angolo. Il problema è che basta una sola inesattezza per generare incomprensioni e perdite di tempo.
Il valore aggiunto di un software di gestione turni di ultima generazione
Un programma per la gestione dei turni di ultima generazione è certamente l'opzione preferenziale per conseguire tale compito. La ragione è semplice: si tratta di un software concepito appositamente per coadiuvare tanto gli addetti ai lavori che gli stessi dipendenti in molteplici mansioni.
Il risultato è una condivisione ottimale dei dati, una comunicazione chiara, puntuale e veloce, a cui va aggiunta la possibilità di detenere un monitoraggio costante delle varie fasi. Le diverse procedure appaiono perfettamente sotto controllo, a fronte di una maggiore sicurezza (e serenità) per quanto concerne gli adempimenti normativi.
Cosa è in grado di fare un software di questo tipo? Denota la capacità di supportare molteplici operazioni e in particolar modo quelle che seguono:
● rilevazione delle presenze tramite app. Questo tipo di soluzione si rivela indicata tanto per le risorse che operano da remoto o fuori sede che per quelle che invece svolgono la propria mansione presso gli uffici dell'azienda;
● elaborazione di tabelle turni di facile comprensione, con cadenza giornaliera o settimanale;
● pianificazione veloce, semplice e facile da aggiornare, considerando la disponibilità delle risorse e le possibili variazioni che tendono a interloquire in corso d'opera;
● disposizione delle pause, in modo tale da conseguire in maniera precisa e ottimale le operazioni di timbratura, che non devono tenere conto soltanto dei momenti legate all'entrata e all'uscita del personale;
● comunicazione tempestiva e proattiva tra le parti, che potranno relazionarsi reciprocamente in modalità tracciata e attraverso l'invio di notifiche.
Conclusioni
La panoramica che abbiamo fornito mostra perché dotarsi di soluzioni non preposte specificatamente alla gestione dipendenti appaia ormai qualcosa di non più necessario e persino di superato, vista la disponibilità di strumenti ad hoc di matrice digitale.
Un programma di ottimo livello è in grado di assicurare quanto illustrato in precedenza, a fronte di una personalizzazione massimi livelli; un fattore che rappresenta un vero plus per qualsiasi impresa.
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