L’importanza della convention aziendale: ecco come se ne organizza una

Le convention aziendali rappresentano un importante strumento di comunicazione, e questo discorso vale sia per la clientela, sia per i propri dipendenti. Proprio per questo motivo, bisogna fare molta attenzione quando se ne organizza una: una fase che richiede una concentrazione massima, e la capacità di non sottovalutare nemmeno i più piccoli dettagli, anche se in apparenza insignificanti. Ecco perché oggi scopriremo insieme come si organizza una convention aziendale.

Tutti i passaggi per organizzare una convention aziendale

Per prima cosa, bisogna mettere in chiaro i motivi che hanno spinto l'azienda verso la volontà di organizzarne una. In sintesi, emerge l'esigenza di stabilire quali obiettivi conseguire tramite l'organizzazione di questo evento. Per fare un esempio concreto, una convention potrebbe mirare alla presentazione e dunque alla vendita di un nuovo prodotto o servizio, oppure avere lo scopo di cementare i rapporti fra i dipendenti, magari facendo entrare in contatto reparti solitamente lontani fra loro. Naturalmente una convention potrebbe anche mirare all'aumento e alla crescita della brand awareness, o alla fidelizzazione dei clienti già acquisiti.

Un altro passo essenziale riguarda la scelta degli invitati, e le strategie da attuare per prendersi cura di loro e per offrire un'esperienza di alto livello. Si potrebbe ad esempio pensare di accoglierli offrendo loro dei gadget da poter utilizzare in azienda o a casa, come ad esempio gli altoparlanti personalizzati, presenti sul listino di alcuni distributori di settore.

Inoltre, si suggerisce di scegliere con attenzione la location e di curare gli allestimenti. La location dovrebbe essere scelta in base alle finalità della convention e al numero di invitati, ma dovrebbe rispettare anche il budget prefissato dall'azienda. Per quel che riguarda gli allestimenti, si suggerisce di rivolgersi ad un professionista, e di concentrarsi su colori e forme che possano richiamare alla memoria il logo dell'impresa, per una questione di riconoscibilità del marchio. È necessario, poi, restare aggiornati sulle normative sanitarie del periodo, che potrebbero cambiare a seconda della situazione locale. Chiaramente non possono mancare tutti gli essenziali necessari per mettere a proprio agio gli invitati: dalle sedie ai tavoli, passando per i divanetti e le sale relax, dove poter scambiare quattro chiacchiere in pace.

Infine, è di fondamentale importanza tenere sempre in considerazione i possibili imprevisti, che purtroppo non mancano mai. In altre parole, occorre avere a portata di mano un piano B (e possibilmente anche un piano C), da attuare nel caso con tempistiche certe. Siccome gli imprevisti causano sempre una spesa ulteriore, è altrettanto importante destinare una parte del budget alla loro eventuale copertura. Ad ogni modo, organizzando una convention con attenzione e pensando anche al più piccolo dei dettagli, il rischio che possa verificarsi un problema viene sempre ridotto al lumicino. Nonostante tutto, però, è necessario essere pronti per rimediare velocemente, dato che il peso dell'evento è notevole e c'è il pericolo che il brand possa "macchiarsi".