Come organizzare qualsiasi evento in 9 semplici passaggi

COME ORGANIZZARE QUALSIASI EVENTO IN 9 SEMPLICI PASSAGGI. Nell’ultimo anno organizzare eventi è stato per forza di cose impossibile. La prospettiva di poter invitare amici e parenti per festeggiare un’occasione speciale diventa quindi ancora più elettrizzante. Finalmente feste per matrimoni, lauree, cresime, battesimi, compleanni e altre ricorrenze sembrano a portata di mano. 

Nell’emozione del momento, però, è facile dimenticare preparativi importanti o lasciarsi attanagliare dallo stress. Per questo è utile avere a portata di mano una lista con i passaggi da seguire per organizzare un evento coi fiocchi.

1. Fare un preventivo di spesa

Di certo è la parte più noiosa dell’organizzazione, ma senza un preventivo rischiamo di trovarci davanti un conto molto più salato di quanto vorremmo. Dato che probabilmente non ci possiamo permettere le stravaganze dei VIP di Hollywood, ci tocca cominciare facendo qualche somma. Per prima cosa bisogna determinare la cifra massima che siamo disposti a spendere. Tutto il resto sarà poi deciso di conseguenza, dal luogo al numero degli invitati, dal tipo di rinfresco offerto all’intrattenimento.

2. Decidere dove e quando

Una volta fatto un preventivo di spesa possiamo decidere dove e quando si svolgerà l’evento. Questo include anche la durata, che è direttamente collegata alle spese. Per esempio, una festa di matrimonio può durare una giornata intera oppure consistere in un buffet semplice di un paio di ore. La scelta del luogo può a sua volta variare di molto, dalla semplicità di una sala condominiale fino al lusso di un hotel affacciato sul mare.

3. Stilare la lista degli invitati

È poi il momento di stilare una lista degli invitati. A seconda delle nostre preferenze, del tipo di evento e, ovviamente, del preventivo, questo numero può variare di molto. Alcuni preferiscono una festa con pochi intimi, invitando soltanto familiari e amici stretti. Altri invece possono optare per un evento in grande, con una lunga lista degli invitati. 

4. Spedire gli inviti

Per eventi informali e che avverranno nel giro di poche settimane è ormai comune mandare un invito via email o social media. Per occasioni importanti come un matrimonio, o per un tocco di eleganza in più, spedire gli inviti per posta scrivendo messaggi e indirizzi a mano aggiunge sempre un certo non so che. Su Paesedellebuste, ad esempio, è possibile trovare buste di tutti i tipi, da quelle personalizzabili a quelle riciclate in vista di un evento più green.

5. Organizzare il rinfresco

Ancora una volta il budget ha un ruolo centrale nella scelta del rinfresco. Sta a noi decidere se preferiamo una classica cena seduti con diverse portate, oppure un buffet fai da te con alcune pietanze che prepareremo noi stessi in vista dell’evento. Da non dimenticare quando pensiamo al menù sono le preferenze dietetiche e le allergie dei nostri ospiti. In generale, offrire un’opzione vegetariana è una buona idea.

6. Preparare le decorazioni

Per location più lussuose, già pensate per ospitare eventi eleganti, la scelta delle decorazioni consisterà soprattutto nello scegliere i colori e i fiori che più ci piacciono. Se invece abbiamo affittato una sala più spoglia possiamo creare un’atmosfera unica grazie a festoni e decorazioni fai da te, lasciandoci guidare dal nostro gusto e dalla nostra creatività.

7. Pensare all’intrattenimento

Anche una festa a budget limitato può comunque offrire intrattenimento per gli ospiti. Se abbiamo un amico che se la cava come Dj perché non chiedere a lui di occuparsi della musica? Naturalmente se possiamo permetterci di spendere un po’ di più le opzioni sono quasi infinite, dai prestigiatori per far sorridere bambini e adulti a una band che si esibisca dal vivo.

8. Confermare chi ci sarà

Circa una settimana prima della data stabilita per l’evento è bene fare un giro di telefonate e confermare con amici e parenti chi sarà presente alla festa. In questo modo potremo confermare i coperti con l’azienda di catering, evitando di ordinare più cibo di quanto sia davvero necessario.

9. Preparare la location 

La mattina del grande giorno o la sera prima è il momento per gli ultimi preparativi. Se abbiamo assunto qualcuno per occuparsi di tutto dovremo solo controllare che ogni cosa sia in ordine, mentre per una festa fai da te tocca a noi sistemare le decorazioni, il rinfresco, tavoli e sedie. 

Organizzare un evento, anche se non vediamo l’ora di festeggiare, può causare parecchio stress. Una semplice guida da seguire rende l’intero processo più agevole. Dopodiché non ci resta che divertirci e creare splendidi ricordi insieme alle persone a noi più care.

Redazione Independent